Al escuchar la palabra aprobación muchas veces pensamos en lo complicado que es llevar a cabo este proceso, he incluso nos imaginamos tomar una hoja, poner los nombres de los responsables y terminar llevándola a firmar por todas las personas involucradas.

Este dolor de cabeza o proceso de aprobación como le queramos llamar, por lo general se debe a que no tenemos bien planteado como es que se debería aprobar algo y terminamos realizándolo a través de la experiencia de los integrantes del equipo o bien intuyendo quienes serían los más indicados, permitiendo que el error humano este muy factible a suceder.

Entre los errores humanos que podemos destacar derivados de un proceso de aprobación mal gestionado o documentado son:

• Omisión de aprobaciones. - Este tipo de error es muy frecuente, por lo general al tener un criterio sobre las posibles respuestas de las personas encargadas de realizar la aprobación, por conveniencia o bien por descuido los terminamos dejando de lado, lo cual al momento de una auditoria termina convirtiéndose en algo muy crítico ya que implica una falta importante para el proceso de documentación.
• Retardo en el proceso. - cuantas veces no hemos escuchado esta frase “déjalo en mi escritorio, en un momento lo reviso”; esta frase es un claro indicador de que si la persona no recuerda ese pendiente el proceso se va a ver afectado, y posiblemente se quede estancado hasta que alguien de manera manual le recuerde, impactando la aprobación y probablemente al flujo en general del desarrollo de proyecto.
• Retroalimentación tardía. - El proceso de aprobación es un proceso en el cual se recolectan las opiniones y críticas de todas las personas involucradas, pero si la manera de comunicarnos es a través de firmas en una hoja de papel, esta retroalimentación es prácticamente nula, ya que no todos se enteran de los cambios realizados incluso puede derivar en la omisión de aprobación ya que no volvemos a tomar en cuenta a todos en la aprobación.

Muchas veces pensamos que estandarizar documentos, generar diagramas de procesos y dar una capacitación/platica rápida a los usuarios es más que suficiente para poder llevar a cabo todo el proceso, pero no necesariamente es lo que va a corregir los distintos errores en su máxima expresión, más bien los va a disminuir dejando algunos huecos, sobre todo en cuanto a trazabilidad y retroalimentación. Entonces ¿Cómo solucionamos de manera eficiente este problema?

Si bien ya hemos revisado algunos de los errores más comunes que nos podemos topar en la actualidad en cuanto a aprobaciones, esto en automático nos debe llevar a soluciones para tratar de contrarrestarlos, es aquí donde los servicios informáticos entran a soportarnos.

La respuesta es un tanto sencilla, a través de un proceso digital, así como en su momento los documentos se empezaron a realizar mediante computadoras para poder corregir errores antes de imprimirlos y tener una mejor comunicación entre todos los involucrados. De igual manera los procesos digitales nos permiten tener esta comunicación directa con cualquier usuario que sea necesario, y siempre respetando los siguientes lineamientos

• Trazable. - se refiere a poder tener un seguimiento puntual de cada una de las actividades es decir en donde se encuentra nuestro proceso, quien es el encargado en ese momento, historial, etc.
• Estandarizado. - Un sistema que siempre lleva la misma información se basa en las mismas reglas y es completamente repetible. Por tanto, la intuición y experiencia humana se dejan de lado para mejorar la comunicación.
• Notificable.- Alertas de los distintos cambios en el flujo tanto en aprobaciones como en rechazos; así como la retroalimentación y comentarios de todos en el proceso, mejorando el entendimiento del porqué de cada decisión e incluso los pasos a seguir en las siguientes etapa.
• Controlado. – Es decir acceso únicamente a las personas estrictamente necesarias involucradas en el proceso dejando de lado las posibles omisiones de personal y las falsas aprobaciones.

Este tipo de soluciones han sido el principal punto de interés en muchos sectores de la industria ya que siempre buscan generar sus productos de manera eficiente con la mejor calidad y el tiempo de llegada al mercado lo más pronto posible.

Es aquí donde SOLIDWORKS PDM/Manage nos ayudan a poder gestionar todos estos documentos desde la aprobación de un plano de ingeniería hasta una orden de trabajo para una línea de producción, permitiendo a la industria poder completar cada uno de sus procesos de manera eficaz y eliminando las brechas de información o errores humanos que ya revisamos.

Con todo esto que acabamos de analizar podemos definir que, un sistema de gestión de información nos ayuda de manera óptima a poder gestionar desde nuestros archivos hasta nuestro proceso completo, teniendo siempre en claro que la prioridad en esto es hacer nuestro trabajo de manera más eficiente disminuyendo el tiempo que necesitamos para aprobar y conocer quien, cuando y porque se hace cada uno de los movimientos dentro de nuestras aprobaciones.

Si quieres conocer un poco más a cerca de estas herramientas te invitamos a visitar el canal de Intelligy - Youtube para ver algunos videos relacionados a la gestión de información.