La información y/o documentos es algo que en la actualidad tiene un peso bastante considerable ya que estos están basados en experiencias, conocimientos, investigaciones, etc., lo cual implica una infinidad de trabajo que realizamos arduamente y de manera constante; pero entonces si esto es tan valioso ¿porque no prestamos atención a donde guardamos esa información? Esto es un gran dilema ya que no todos tenemos el cuidado y orden debido para poder gestionar de manera adecuada esta información, entonces vamos a detallar los 4 lugares principales en donde comúnmente se almacena la información de manera digital.

1. Almacenamiento local

Hablando de los documentos digitales nosotros generamos de manera diaria a través de nuestras computadoras, al momento de almacenarla, esta es la manera más común de hacerlo, ya que podemos simplemente arrojarla sobre nuestros discos duros basándonos en una estructura de carpetas que nosotros entendemos y definimos, haciendo de esto una manera muy práctica, sencilla y extremadamente común de guardar información. 

Sin embargo este tipo de almacenamiento tiene varias desventajas, la primera de ellas implica que no hay estandarización en cuanto a la estructura de como guardamos la información, por lo tanto si alguna persona desconocida necesita usar nuestra computadora para acceder a algún documento, esto no va a ser posible ya que cada quien guarda su información de manera distinta, esto implica que el tiempo que tardara buscando información aumenta considerablemente e incluso dando pie a tomar una decisión muy crítica como es, regenerar un archivo para tratar de ahorrar tiempo.

La segunda desventaja es en cuanto a colaboración, debido a que día con día nosotros generamos información que tiene que ser accesible a más personas, pero si esta alojada localmente, para poder compartirla con alguien más, la debo mandar a través de otros medios como puede ser un correo electrónico, memoria USB, etc. Generando así múltiples copias de un archivo y permitiendo que la información no este sincronizada entre los usuarios.

2. Almacenamiento en red

Este método es el mas utilizado en el área industrial/profesional, el cual consiste en generar una carpeta compartida en un servidor y ahí dar acceso a todas las personas que necesitan dicha información, pudiendo incluso definir si tienes acceso de lectura o de escritura, además de poder centralizar toda la información en un solo punto para facilitar los respaldos en caso de un acontecimiento crítico.

A simple vista esta pareciera ser una buena idea para guardar información, sin embargo, se vuelve a caer en el mismo error de estandarización ya que implica que cada usuario guarde la información en su propio espacio asignado con la lógica que el mismo usuario utiliza.

Otro punto interesante es el trabajar con los documentos,  ya que aun y cuando trabajemos en nuestra computadora para verlos o modificarlos, el archivo reside totalmente en el servidor y por lo tanto es abierto desde esa carpeta a través de la red, esto impacta directamente en el desempeño que se tiene al momento de trabajar, guardar y/o manipularlo, ya que en archivos demasiado grandes el tiempo de respuesta puede ser extremadamente largo debido a que se tiene que estar moviendo todo la información necesaria desde el servidor a la computadora en tiempo real de todos los cambios y ajustes realizados.

Esto a su vez trae consigo un error derivado, ya que como la conexión esta activa en todo momento y la información está viajando a través de la red, si por alguna razón se pierde la conexión los documentos se pueden ver comprometidos y llegar a quedar inservibles, esto suena como una idea un tanto extrema y que sería difícil de que sucediera, sin embargo, es más común de lo que creemos y sucede con bastante frecuencia en entornos que van desde una oficina hasta grandes naves industriales.

3. Almacenamiento en nube tradicional

En la actualidad para facilitar aun mas la accesibilidad a la información se ha optado por utilizar servicios en la nube como Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc. Esto para poder acceder a los documentos desde cualquier lugar sin la restricción de estar en la computadora de la oficina para poder trabajar, además de tener la misma capacidad de restringir a el acceso a los usuarios es decir una forma más versátil de colaborar.

Sin embargo, al ser plataformas que en su mayor parte del tiempo son utilizadas a través de exploradores web la información debe ser descargada de la plataforma a la computadora para trabajarla, sobre todo si hablamos de documentos de office o archivos CAD ya que no se puede tener una conexión directa para trabajar desde en la nube con la información.

Esto, como lo vimos en el primer punto, da pie a que no se tenga un control sobre las versiones del documento y por tanto existan múltiples copias desincronizadas entre los usuarios. Esto también implica que, al tener acceso a la información de la empresa de manera remota desde cualquier lugar, esta puede ser filtrada, comprometida e incluso utilizada con fines distintos a los que debe de ser.

4. Almacenamiento en bóveda gestionada

 Si bien los sistemas antes mencionados funcionan bien dependiendo de la perspectiva que los veamos, muchas empresas están optando por buscar una manera más dinámica, segura y de alta colaboración que les permita cumplir con diversos requisitos.

Una bóveda gestionada se refiere a un sistema de control que permita definir al acceso a los documentos dependiendo del rol de los usuarios, pero yendo más allá del clásico lectura y escritura, sino agregando también las capacidades de aprobación, eliminar, copiar, mover, he incluso revisar su historial; esto con la intención de poder definir exactamente que información es necesaria para cada uno de los usuarios, sin mostrar más o menos de la necesaria para realizar actividades. Con esto definimos tanto el control de la información como la colaboración entre usuarios para el uso de documentos además de poder tener el histórico historial de todos los cambios y versiones del documento junto con la persona que lo realizo los ajustes, esto para tener pruebas en caso de una auditoria.

Si ahora hablamos de conexión entre distintas plantas o incluso trabajar desde casa, estos sistemas cuentas cuentan  con las capacidades de replicación para poder tener una sincronización entre servidores de distintas partes del mundo con el objetivo de facilitar el acceso a los archivos y mantenerlos sincronizados unificados entre plantas; por otro lado el servicio web permite poner este mismo sistema de bóveda de manera accesible desde una pagina web para poder ver la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet con la capacidad de ver los distintos cambios realizados así como aprobar los archivos para liberarlos a otras áreas dentro de la empresa.

Por su contraparte, el tiempo y esfuerzo de implementación de esta herramienta es un nuevo factor que entra en juego en este tipo de softwares, sin embargo, estos van acompañados de asesoría y personal especialista en ese rubro por parte del proveedor para hacer la transición lo más rápido y menos invasiva posible con los usuarios a fin de garantizar el éxito de la bóveda.

SOLIDWORKS PDM es la propuesta que SOLIDWORKS Corp. E Intelligy ofrecen, donde toda la información se encuentra centralizada en un solo punto, accesible para todos los usuarios, además de tener integración directa con los principales softwares utilizados en la actualidad tanto de ofimática como de CAD/CAM/CAE como, MS Office, Adobe Reader, SOLIDWORKS, DraftSight, etc.

Con todos esto que acabamos de platicar y si te interesa conocer mas del tema te invitamos a revisar nuestra página web https://intelligy.com/productos/pdm/ donde podrás encontrar más información y capacidades, así como videos ilustrativos de la herramienta.