La asignación de tareas es muy común en la industria. Normalmente tenemos reuniones en línea o presenciales en donde se llegan a acuerdos y comenzamos con la delegación de estas; dicha asignación puede ser por diferentes medios como, por ejemplo; correos, mensajes de texto, una simple charla o un pizarrón.

Es aquí donde abrimos paso a problemas ocasionados por mal entendidos, por mensajes de texto o correos que no lleguen al usuario claramente. Por ellos es mejor tener una herramienta enfocada en la asignación de tareas de una forma organizada y fácil de usar, que permita declarar instrucciones, fechas, entregables y con porcentajes de avances.

Comencemos hablando de Collaborative Tasks de 3DEXPERIENCE.

En el rol de Collaborative Industry Innovator de 3DEXPERIENCE encontraremos la aplicación de Collaborative Tasks, la cual nos facilita y ayuda de una forma muy eficiente al momento de asignar tareas, monitorear y ver el porcentaje de avance. Esta aplicación nos permite tener una forma muy ordenada y organizada de nuestras tareas y avances de estas.

Esta aplicación de Collaborative Tasks que nos brinda 3DEXPERIENCE nos ofrece que cualquier persona que tenga autorización para emplear tareas a diferentes tipos de usuarios, sea de una forma más sencilla, así que aprenderemos como crear tareas con Collaborative Tasks.

A continuación, te vamos a explicar lo fácil y útil que es crear tareas o asignarlas con 3DEXPERIENCE en cualquier lugar y hora solamente con el requerimiento de internet:

Como podrán observar primero debemos buscar el rol de Collaborative Industry Innovator (que es el rol que aloja esta aplicación) y ubicar la aplicación de Collaborative Tasks.

Una vez que tengamos abierta la aplicación podremos ver que la interfaz es super amigable y predecible, lo cual elimina grados de complejidad y nos invita a redactar y asignar tareas.

Dentro de la aplicación podremos ver un apartado de 3 opciones, las cuales son:

• To Do: Aquí veremos las tareas que se acaban de crear o están pendientes de realizar.
• In Work: Veremos las tareas que están siendo trabajadas y podemos observar el porcentaje del avance de cada una.
• Completed: podemos observar las tareas que ya están terminadas.

Para crear una tarea debemos seguir la siguiente secuencia:

1.- Seleccionar el botón de + y redactar la tarea (la tarea debe ser lo más concreta posible).

2.- Seleccionamos “Agregar y abrir” para que se despliegue la barra para poder personalizar la tarea asignada, como se muestra en la siguiente imagen:

En la siguiente tabla podremos observar que significa cada una de las opciones marcadas.

3.- Es turno de asignar responsables. Para ello iremos al apartado de Assignes. En esta sección podremos seleccionar los usuarios o usuario que estarán involucrados.

4.- Agregar comentarios. El siguiente apartado es para poner comentarios, ya sea dudas o preguntas de la dicha tarea o también observaciones; inclusive por aquí se pueden estar haciendo comentarios de avances o problemas durante la ejecución de la tarea.

5.- Terminar la asignación de tarea: Seleccionamos la opción de Close y terminamos el proceso de redacción y asignación. En este momento las personas asignadas estarán recibiendo una notificación para atender dichas instrucciones.  

Algo muy eficiente de Collaborative Tasks es que durante la ejecución de tareas solamente necesitamos arrastrar la tarea (To Do a In Work) y modificar el porcentaje dependiendo el avance que estemos llevando.

 Esta aplicación es muy fácil de usar ya que gracias a la inteligencia de la plataforma de 3DEXPERIENCE tenemos una mejor gestión y organización de una tarea.

Una vez finalizada la tarea podemos arrastrarla a la pestaña de Completed. Con esta acción Collaborative Tasks nos mandara una notificación donde se avisa que la tarea ha sido completada y se encuentra esperando a ser revisada.

Con esto, eliminamos tiempos muertos y malas prácticas en asignación de tareas y mejoramos los entregables y rastreos de avances de estas.

Podemos observar lo sencillo es crear una tarea mediante la plataforma de 3DEXPERIENCE. Algo muy eficiente es que no necesariamente tenemos que estar en nuestra oficina o trabajo para asignar cualquier tipo de tarea o proyecto ya que solamente lo único que necesitamos es tener internet y un navegador. Con la plataforma de 3DEXPERIENCE no importa el día o el lugar para poder usar esta aplicación, el sistema de notificaciones automáticas y la claridad con la que se generan las tareas hace de 3DEXPERIENCE un lugar perfecto para colaborar desde donde estemos.