En el día a día, se tienen una cantidad considerable de reuniones de trabajo, ya sea para planear los objetivos del día, para revisar avances de un proyecto, tomar decisiones importantes o resolver un problema. En estas reuniones se registra mucha información que, en algunos casos, se puede tornar complicado procesarla. Vamos a descubrir como con Lean Team Player podemos optimizar estas actividades.

Como se vio en el blog anterior de Lean Team Player, una nueva forma de organizar tus reuniones. Hay varios retos que se enfrentan con esta herramienta de DELMIA a través de 3DEXPERIENCE, uno de ellos es la falta de estructura y contexto en las reuniones de equipo, ahora estaremos entrando de forma más concisa a como resolver este reto en diferentes tipos de reuniones de trabajo.

Status Update Meeting

Estas reuniones son importantes para poder saber que todo se encuentra en la misma dirección. Las famosas “juntas de la mañana” para organizar y mantener motivado al equipo.

Vamos a utilizar el rol de Lean Team Player y su aplicación 3DLean, en la cual podemos tener un acceso a herramientas interactivas y visuales como las siguientes:

• Indicadores: Los cuales nos permiten comentar sobre la evolución de los resultados.
• Las cuales nos ayudan a sincronizar los objetivos.
• Visualizadores de video: Los cuales nos permiten dar esa atención necesaria a problemas importantes
• Registros de acciones: Nos permite crear nuestros planes de acción de forma automática durante las reuniones.

Todo esto nos permite tener nuestras reuniones de manera visual, interactiva y dinámica, ya que, se vuelve flexible y adaptable para que se pueda configurar a como nuestro equipo lo necesite.

Decision Making Meeting

Como lideres de un equipo, se requiere administrar y tomar decisiones. Estas decisiones en veces pueden ser problemáticas ya que, algunas reuniones van sin ningún sentido, otras veces se promulgan demasiado. Esto no lo podemos tomar a la ligera ya que el compromiso de su equipo está en juego. Es en donde 3DLean entra.

Sabemos que 3DLean es flexible y una herramienta de toma de decisión potente porque nos permite hacer lo siguiente:

• Crear y preparar agendas de reuniones, esto es esencial ya que, nos ayuda a ahorrar el tiempo de todos y estructurar el flujo de las decisiones.
• También viene con una variedad de plantillas, con las que probablemente esté familiarizado, y al usarlos, todos en su equipo pueden beneficiarse del espacio holístico para recopilar información, centralizar sus acciones, tomar decisiones correctas e implementarlas con éxito.

Para decidir, para actuar, necesitamos nuestros equipos, necesitamos tomadores de decisiones en la reunión y al usar este proceso de pensamiento, los equipos estarán conscientes, preparados y listos para tomar decisiones centradas en el cliente.

Problem Solving Meeting

Como lideres de un equipo, sabemos que los problemas de nuestros clientes son el pan de cada día y pueden ser seriamente problemáticos. Es cuando estas reuniones para resolver problemas surgen. Porque a veces a nuestros equipos les falta autonomía. pero afortunadamente, existe una manera de fortalecer las habilidades de resolución de problemas de nuestros equipos.

3DLean proporciona herramientas robustas y efectivas para la resolución de problemas, y como sabemos, antes de resolver un problema, tenemos que identificar cuál es la prioridad.

• Para seleccionarlo, ProblemLog le brinda una descripción general de todos los problemas informados por nuestro equipo.
• Una vez identificado, esto es lo que hay que hacer:
  • Primero, preséntelo usando lectores de medios con imágenes, videos, modelos 3D, pdf, etc.
  • Segundo, descríbalo usando la plantilla 5W2H. Después de todo, un problema bien descrito ya está medio resuelto.
  • Tercero, busca sus posibles causas: la plantilla de Ishikawa se asegura de que no dejes nada fuera.
  • Cuarto, encuentre las causas fundamentales: la plantilla de los 5 porqués empuja a su equipo a mirar más allá de las apariencias.
  • Quinto, administre las acciones de resolución: ActionLog lo ayuda a priorizarlas y asignarlas.
  • Sexto, mida el impacto de las soluciones: el Manual de KPI hace que la progresión de la resolución del problema sea visual. Y ahí lo tienes: el kit de herramientas ideal para resolver problemas.

Para que su equipo se convierta en campeón de la resolución de problemas y se vuelva autónomo, necesita un entrenamiento regular y progresivo, como cualquier disciplina.

Design & Innovation meeting

Este tipo de reuniones es la reunión por excelencia que nos permite cuestionar nuestras actividades y encontrar nuevas formas de hacer las cosas.

Permítanos elaborar cómo 3DLean tiene las mejores herramientas para respaldar sus sesiones creativas:

1. Para enmarcar la reunión, utilice el Acta de Constitución del Proyecto y el Lienzo de la Propuesta de Valor.
2. Para una lluvia de ideas efectiva, ponga a sus participantes en acción, luego use notas adhesivas.
3. Para preparar un resumen, utilice la plantilla MoSCoW.
4. Y finalmente, crea un plan de acción para los próximos pasos.

Cuando se trata de nuevas ideas, nada supera a la vieja página en blanco y las notas adhesivas. Es por eso que 3DLean reproduce los mismos métodos. Y en caso de que ninguna de las plantillas satisfaga sus necesidades, 3DLean le permite agregar la suya propia.

La reunión de Diseño e Innovación mejorará la creatividad de su equipo, pensará fuera de la caja y encontrará las respuestas correctas a las necesidades de sus clientes.

Con las plantillas y el uso de las diferentes herramientas que nos proporciona Lean Team Player, esperamos que puedan sacar el mayor provecho en estas reuniones de equipo y resolver el reto que propusimos al inicio de la falta de estructura y contexto en las reuniones de equipo.

¡Si quieres conocer más acerca de Lean Team Player no dejes de seguirnos!