Gestionar lo que sucede dentro de la planta es uno de los retos más complejos que enfrentan las empresas de manufactura, desde el personal de producción hasta los equipos administrativos. A pesar de que el 70% de las grandes empresas utilizan algún sistema de gestión, un estudio de BDtask muestra que solo el 33% de la industria manufacturera ha adoptado estas herramientas para gestionar sus datos. Esto deja a un gran número de compañías expuestas a un problema silencioso pero devastador: la desconexión entre el inventario y la producción. (BDtask).

Imagina este escenario: el área de compras y el almacén confirman tener niveles de stock suficientes, pero de repente, en el piso de producción, una línea se detiene por falta de un material crítico. O, el caso contrario, un exceso de inventario se acumula, ocupando espacio valioso y generando costos ocultos de almacenaje, una rotación lenta y el riesgo de obsolescencia.

Estos desfases no solo generan pérdidas financieras directas, sino que también afectan la productividad, alargan los tiempos de entrega prometidos a los clientes y, en un mercado globalizado y altamente competitivo, ponen en riesgo la reputación de tu empresa y la satisfacción del cliente.

 ¿Qué son los desfases de inventario-producción?

A medida que las operaciones crecen, la rotación de personal aumenta y las tareas que antes controlábamos con facilidad se vuelven inmanejables. La elaboración de reportes de materiales y producción se vuelve cada vez más tardada y, por falta de tiempo o de prioridad, la información deja de fluir. Esto genera una "bola de nieve" de datos desactualizados que te impide actuar y tomar decisiones a tiempo. Es así como surgen los famosos desfases de inventario y producción, que provocan:

• Inventarios "fantasma": El sistema arroja que un material existe, pero físicamente no está en la planta. Esto causa paros inesperados.
• Inventarios negativos: Ocurre al registrar material extra que no estaba en las órdenes de trabajo. La causa principal suelen ser errores humanos en la captura, lo que provoca que los datos en el sistema muestren un uso mayor de lo real, resultando en números negativos y una visibilidad nula.
• Exceso de stock: Sin una visibilidad exacta de lo que hay en inventario y de lo que se consume en producción, se suelen hacer compras de materiales que ya se tienen. Esto inmoviliza capital, incrementa costos de almacenaje y aumenta el riesgo de obsolescencia.
• Falta de sincronización: Una desconexión total entre el plan de producción y el abastecimiento real de la materia prima, que lleva a retrasos y a no cumplir con la demanda.

Principales causas de los desfases

Si ya conoces el impacto que estos desfases tienen en tu operación, es crucial entender qué los provoca para poder atacarlos de raíz. Estas son las principales causas:

• Captura manual de datos: Esta es la principal causa de los desfases. Contar grandes volúmenes de materiales o llenar registros a mano es un proceso propenso a errores humanos, los cuales se propagan por toda la cadena de valor.
• Sistemas de información aislados: Cuando las áreas de compras, almacén y producción no se comunican entre sí, cada una opera "a ciegas". Compras no sabe qué hay en almacén, producción no tiene visibilidad de las existencias y finanzas no puede facturar a tiempo.
• Planeación inexacta: Si el equipo de producción no conoce el estado de las órdenes de trabajo actuales, es imposible planear de forma óptima los siguientes días de producción, lo que genera interrupciones.
• Falta de trazabilidad de materiales: Sin saber en qué lote o línea se encuentra cada insumo, es imposible rastrear su uso. Esto puede llevar a retrabajar productos, aumentar el scrap y no identificar la causa de un problema de calidad.
• Cambios de último minuto sin actualizar el inventario: En el afán de cumplir con las entregas, es común hacer cambios en la producción sin registrar los consumos de material. Estos datos perdidos terminan generando los desfases y la desconfianza en los números.

Según Forbes, el inventario representa aproximadamente del 25% al 35% del presupuesto total de una empresa. ¿Imaginate el impacto financiero de no gestionar de forma correcta este activo tan valioso? (Forbes).

Consecuencias de los desfases

Tener una industria altamente competitiva y encaminada a trabajar contra el reloj significa que un solo paro de línea por falta de material puede costar miles de dólares por minuto. Las consecuencias de los desfases son un golpe directo a la rentabilidad de tu negocio:

• Paros de producción por falta de materiales críticos.
• Exceso de stock que inmoviliza capital.
• Mermas (scrap) y caducidad de materias primas.
• Afectación en las entregas y pérdida de confianza de los clientes.
• Costos logísticos ocultos (espacio, transporte interno, reprocesos).
• Errores de pronóstico que impiden planear con precisión.
• Facturación tardía que afecta el flujo de caja.

En México, la falta de insumos y la baja visibilidad en inventarios ha provocado paros recurrentes en distintas industrias. En Puebla, por ejemplo, casi un 28 % de las empresas manufactureras reportaron más de diez interrupciones en sus líneas de producción por falta de materiales entre 2020 y 2022 (El Sol de Puebla).

Cómo un sistema ERP con MES nativo te ayuda a eliminar los desfases

La buena noticia es que los desfases de inventario y producción se pueden evitar. La solución radica en la digitalización y sincronización de tus procesos. Necesitas una herramienta que te brinde la información precisa y en tiempo real de lo que sucede en tu producción y en tus almacenes.

Para lograrlo, es crucial encontrar una solución que conecte las operaciones de la planta con las áreas administrativas. Esto es posible con un sistema ERP que cuente con un MES nativo (Manufacturing Execution System), el cual se convierte en el puente entre ambos mundos.

Estas soluciones evitan los desfases de manera natural al:

• Sincronizar el inventario en tiempo real: Registra automáticamente las entradas y consumos de materiales en la planta.
• Integrar la producción con el inventario: Cada orden de trabajo descuenta materiales de inventario de forma automática, sin la necesidad de reportes manuales.
• Garantizar la trazabilidad completa: Permite saber con precisión qué lote de materia prima se usó en cada lote de producto terminado, facilitando el control de calidad.
• Generar alertas preventivas: El sistema detecta automáticamente los bajos niveles de materiales antes de que ocurra un paro de línea.
• Conectar compras y producción: El área de compras recibe señales directas de la planta para abastecer según la demanda real, no con base en suposiciones.

Beneficios tangibles de eliminar los desfases

Al alinear tu inventario con la producción, los beneficios se reflejan en la rentabilidad y el crecimiento de tu empresa:

• Reducción de hasta un 25% en inventario inmovilizado: Evitas la compra de materiales que no necesitas y mejoras el flujo de caja.
• Mayor cumplimiento de entregas a tiempo: Al tener la información correcta, reduces los tiempos muertos y optimizas tus procesos para entregar a tus clientes en el tiempo prometido.
• Menos mermas y retrabajos: Al tener un flujo de material mejor controlado, puedes dar un seguimiento preciso a los procesos y aplicar soluciones de mejora de forma inmediata.
• Flujo de caja más sano: La información precisa sobre los materiales enviados a los clientes permite una facturación inmediata y un control financiero más robusto.
• Mayor flexibilidad ante cambios en la demanda: Con la producción e inventarios bajo control, puedes pronosticar con mayor precisión las tendencias de ventas, producción y compra de materiales.

La solución: DELMIAWorks, el puente entre tu ERP y tu planta

Dentro del vasto mundo de software, la solución ideal es aquella que te brinda información de la parte operativa y administrativa en una sola plataforma. Un sistema como DELMIAWorks combina la funcionalidad administrativa de un ERP con la visualización operativa de un MES nativo.

Esta integración conecta el inventario, las compras y la producción en un solo sistema, eliminando los silos de información y garantizando que cada material y orden de trabajo esté alineado con las necesidades reales de la planta, en tiempo real.

Un caso real: una empresa de inyección de plástico que adoptó DELMIAWorks logró Incrementar la precisión de entregas a tiempo de un 50 % a un 98 % en menos de un año; los rechazos (scrap) cayeron del 30 % al 2 % gracias a monitoreo real de producción y mejor control de calidad.” (TRIMECH)

(Software DELMIAWorks mostrando métricos claves de almacén donde se aprecia en tiempo real el estado de inventarios)

La tecnología es un barco gigante que avanza con fuerza día tras día. Es tu decisión subirte y navegar hacia la digitalización o quedarte en una barca a la deriva. No aprovechar las herramientas tecnológicas es dar un paso atrás en la transformación de tu empresa, tanto a nivel operativo como competitivo.

Los desfases de inventario y producción no son solo un problema operativo, son una herida abierta en la rentabilidad de tu empresa. La buena noticia es que existen soluciones que te permiten sincronizar cada parte de la operación para evitar paros, excesos y costos innecesarios.

¿Estás listo para dejar de reaccionar a los problemas y empezar a tener el control? Solicita una demo y descubre cómo DELMIAWorks puede ayudarte a eliminar estos desfases en tu planta, transformando tu operación y tu negocio.